Os 10 mandamentos do Excel

Antes de mais nada: não existe forma errada de se realizar tarefas no Excel. O que existem (sim, no plural) são maneiras mais eficientes e produtivas de se utilizar a ferramenta. Ao longo de minha carreira investi longas jornadas de trabalho em determinadas atividades trabalhando com o Excel. Jornadas que poderiam ser otimizadas se tivesse o conhecimento das ferramentas adequadas e, sobretudo, de como utilizá-las. Hoje, com poucos cliques, realizo tarefas que antes levaria semanas.

Dessa forma, afim de contribuir para a orientação mais efetiva da ferramenta, listo os 10 mandamentos no Excel:

1. Não mesclarás

Quem nunca, hein!? Que atire a primeira pedra… Sim, uma das práticas mais comuns entre muitos usuários do Excel, a mesclagem é também uma das mais limitantes. A estrutura do Excel é baseada no cruzamento entre linhas e colunas definindo, consequentemente, as células. A partir do momento que o usuário combina células via mescla este referencial é corrompido, não possibilitando a interpretação correta do conteúdo e aplicação de uma série de ferramentas (filtros, fórmulas, seleções, referências, etc…). Em uma analogia, é semelhante a um jogo de “Batalha Naval”. Se houvesse a possibilidade de mesclar os campos do tabuleiro, como seriam identificados os navios a serem abatidos?

Portanto, é ‘proibido mesclar células na base de dados’! Procure utilizar o recurso pontualmente, como na elaboração de painéis de controle (dashboards), onde as informações são exibidas e não consultadas.

2. Não colocarás mais de uma informação em uma mesma célula

Ainda utilizando a analogia da “Batalha Naval”, você conseguiria identificar e acertar corretamente o navio desejado se houvesse diversos navios dentro do mesmo campo? No Excel é a mesma coisa. Colocar mais de uma informação em uma mesma célula limita uma série de recursos como filtros e fórmulas de operações condicionais (SOMASES, MÉDIASES, etc…).

Portanto, lembre-se, o lema é: uma célula, uma informação.

3. Checarás a organização e a consistência da base de dados, sobre todas as coisas

De que adianta uma casa bonita se o alicerce está podre? No Excel é igual. O alicerce de uma planilha é a base de dados. De nada adianta se preocupar com as análises sofisticadas e gráficos interessantes se a base está desorganizada. Além de retrabalho e limitação no uso de ferramentas, há também perda de confiabilidade. Isso porque, além das questões abordadas nos mandamentos anteriores, tratativas a fim de padronizar caracteres especiais, como espaços e acentos, devem ser realizadas.

Esses tratamentos se fazem necessários pelo fato do Excel diferenciar caracteres especiais, não agrupando os dados em um mesmo “balaio”, o que é premissa para funções condicionais e de pesquisa/referência, como por exemplo: PROCV, ÍNDICE, CORRESP, SE, SOMASES, MÉDIASES, entre outros. Para fazer um teste é simples: i) em uma célula qualquer coloque seu nome; ii) na célula abaixo coloque seu nome novamente, porém adicionando um espaço depois do termo (erro muito comum quando há digitação); iii) em uma terceira célula, construa uma fórmula colocando que as células anteriores são iguais (=CÉLULA1=CÉLULA2) e aperte ENTER. Como você verá: o resultado será FALSO.

Pois é, agora imagine uma análise de orçamento fundamentada em SOMASES, por exemplo, sem qualquer tratamento em relação a isso. A análise vai sair, sim. A análise é confiável? Não, tendo em vista que campos com espaço ou acento serão desprezados. Sendo assim, sua tomada de decisão não é confiável.

Portanto, antes de analisar, certifique-se que sua base de dados está padronizada.

4. Não selecionarás campos inteiros para análises pontuais

Ao aplicar funções e ferramentas, é comum usuários selecionarem, a partir dos cabeçalhos, linhas ou colunas inteiras para definir os argumentos. Um vício preguiçoso que acarreta principalmente no aumento do tamanho do arquivo e, consequentemente, na lentidão das análises. Isso porque uma verificação a ser realizada em um determinado conjunto de células é aplicada às 1.048.576 linhas e 16.384 colunas, dependendo do sentido da análise. Ou seja, é como se você tivesse que procurar um endereço específico de uma cidade já determinada, mas selecionasse todo o país para rodar a pesquisa. Vai encontrar? Vai, mas exigirá mais esforço e levará mais tempo.

Portanto, selecione apenas aquilo que vai usar.

5. Explorarás os recursos de referência

Ao utilizar diferentes recursos no Excel, sejam funções, ferramentas ou estruturação de gráficos, o usuário tem basicamente duas opções ao indicar argumentos: escrever diretamente na ferramenta ou fazer referência a uma célula/intervalo de dados. Pois bem, sempre que possível, opte pela segunda opção. Ao referenciar uma célula, um vínculo é criado de modo que, caso ocorram modificações, as relações de interdependência sejam respeitadas. Fato este que não ocorre quando um argumento é digitado. Ou seja, em caso de eventuais ajustes, a identificação e correção são manuais, morosas e sujeitas a erro.

Ainda sobre referências, para uma manipulação eficiente do Excel, é fundamental que o usuário domine as derivações de referência absoluta disponíveis, dadas pelas combinações de fixação, representadas pelo uso cifrão ($) nas células. Além disso, a definição de nomes de células e/ou intervalos de células pelo uso do “Gerenciador de Nomes” é um recurso poderoso e que pode ser utilizando em paralelo, otimizando diversas ferramentas.

Portanto, sempre referenciar uma célula – dominando as opções disponíveis – e nunca digitar o argumento/texto/valor.

6. Checarás a compatibilidade dos recursos

Melhorias e atualizações são processos naturais no desenvolvimento de qualquer programa – e no Excel não é diferente. A utilização das novas ferramentas e/ou de suas formas evoluídas, entretanto, deve ser realizada com cautela, em função da compatibilidade de recursos. Se você usar uma função disponível apenas na versão 2016, por exemplo MÁXIMOSES ou MINÍMOSES, e enviar o documento para um usuário que tem versões anteriores, este não conseguirá manipular a planilha de forma adequada.

Outro exemplo é a função CONCAT (disponível a partir da versão 2016) que substituiu a CONCATENAR. Na prática, elas fazem a mesma coisa, unindo informações de diversas células em uma. Porém, novamente, se você estruturar uma planilha fazendo uso da CONCAT e compartilhar com um usuário que utiliza versões anteriores…

“Tudo bem Botão, mas como faço para identificar se a função é nova ou não”? De forma simples e prática não há ☹. A checagem da versão é burocrática, devendo ser acessada pelo portal de suporte do Office. O Excel até chega a avisar sobre a versão, porém, chamando atenção para funções descontinuadas, a partir de uma ilustração de placa de atenção sobre a fórmula (veja a fórmula DESVPAD, outro exemplo substituído). Ou seja, ele avisa quem foi, mas não quem chegou! Ao meu ver, um ponto de melhoria no programa.

Portanto, tenha conhecimento da versão que o usuário de destino está utilizando ou estruture sua planilha a partir de fórmulas “antigas”.

7. Utilizarás os recursos de forma integrada

O uso de muitos recursos no Excel só tem sentido se utilizado de forma integrada. Talvez, o melhor exemplo para isso seja a função CORRESP, que procura um item especificado em um intervalo de células, retornando a posição relativa desse item no intervalo. Se utilizada no singular, não serve para praticamente nada. Afinal de que adianta saber por saber a posição do item no conjunto de dados?

Porém, quando combinada com outras funções, o CORRESP se torna a engrenagem da solução. Um exemplo clássico é a construção da famosa fórmula do PROCV, onde a maior parte dos usuários insere manualmente o “núm_índice_coluna”, capando, consequentemente, a automação da solução. Neste caso, a utilização do CORRESP é extremamente aplicável, tornando a lógica mais flexível e com menor probabilidade de erro. E este é apenas um dos inúmeros exemplos a serem citados.

Lembre-se, o real potencial do Excel não está no uso individualizado das ferramentas, mas sim na combinação dos elementos. O usuário deve buscar sinergias e explorar ao máximo as soluções. Com isso, ele perceberá que não existe a forma errada, mas sim a mais produtiva.

Portanto, como “uma andorinha não faz verão”, uma fórmula ou ferramenta não faz uma boa planilha. Busque a integração das soluções.

8. Não utilizarás macro em vão

As implementações do Visual Basic for Applications (VBA) ou as populares “macros”, são ferramentas fantásticas que permitem explorar a automação e customização de diversas tarefas no Excel. Seu domínio é sonho de consumo entre usuários do programa. Muitos chegam a pensar, inclusive, que só quem sabe trabalhar com macro realmente sabe mexer no Excel. Uma baita lenda.

O Excel dispõe de uma gama muito ampla de funcionalidades nativas, distribuídas entre ferramentas e fórmulas dedicadas, sendo possível realizar muita coisa. Boa parte das linhas de programação que vemos na prática estão prontas na faixa de opções ou na biblioteca de funções. Conhecer o propósito destas ferramentas e saber como utilizá-las de forma integrada, como visto no mandamento anterior deve ser o objetivo do usuário.

Portanto, antes de querer aprender sobre programação em VBA ou programar, procure explorar os recursos existentes.

9. Lerás

Sim, ler! E quando abordo leitura – apesar de ser fundamental buscar conhecimento – não falo de livros ou artigos como este. Me refiro as instruções explicativas atreladas às funcionalidades do programa. A utilização de uma simples função, por exemplo, está repleta de informações em comentários, desde o momento da inserção da fórmula na célula até a indicação dos argumentos. Tudo bem que algumas explicações são “tortas” ou simplistas demais, mas um posicionamento básico do mouse sobre a ferramenta em questão permite, além do esclarecimento de uma série de dúvidas, que muitos erros sejam evitados.

Portanto, leia e preste atenção no que o Excel quer te dizer.

10. Não clamarás por ajuda em vão

A primeira reação quando não conseguimos realizar determinada tarefa é pedir ajuda para alguém mais experiente. Sempre haverá alguém mais experiente, porém, evite acioná-lo de imediato. Durante o processo de aprendizagem e absorção do conteúdo, é fundamental “estressar” todas as possibilidades individualmente. Evidente que você deve buscar as soluções a partir de materiais de apoio, como tutoriais, livros, etc… Mas faça essa busca sozinho, isso estimula o raciocínio e faz parte do desenvolvimento. Você vai se tornando autodidata. O lance, além do que procurar, é saber como procurar.

E claro, isso exige tempo. Mas, como coloquei na introdução do artigo, o termo é “investimento” e não “perda” de tempo. Como diria Einstein em duas frases que gosto muito: “A mente que se abre a uma nova ideia jamais voltará ao seu tamanho original” e “Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes”.

Portanto, saia da zona de conforto e vai para cima!

Por João Rosa, professor do Pecege