Aprenda a estruturar o seu dia para realizar mais

É fato: se você não controlar as suas tarefas, as suas tarefas controlarão você; especialista em psicologia positiva ensina dicas para se planejar melhor

Mesmo que haja uma luz no fim do túnel da pandemia, com o início da vacinação em todo o Brasil, o estresse ainda domina o nosso dia a dia.

A incerteza generalizada torna difícil nos concentrar. A falta de foco faz com que tudo demore. Então, muitas vezes, trabalhamos mais, mas realizamos menos. Felizmente, existem estratégias eficazes para lidar com a ansiedade e a exaustão.

Uma delas é o planejamento. “Embora nossos planos possam se tornar inviáveis no futuro, isso não quer dizer que não devemos realizá-los. O processo de planejamento é indispensável porque ele cria contexto e fornece uma estrutura para nossas atividades diárias”, explica Flora Victoria.

Mestre em psicologia positiva aplicada pela Universidade da Pensilvânia e Embaixadora da Felicidade no Brasil pela World Happiness Summit, a especialista compartilha quatro dicas para quem deseja se planejar melhor:

1) Deixe suas prioridades claras

Quando o futuro é incerto, precisamos que as nossas prioridades sejam extremamente óbvias para nós o tempo todo. Do contrário, viveríamos em torno de tarefas que podem ser prioridades para outras pessoas, mas não para nós. Ou, então, que podem ser fáceis de fazer, mas não tão importantes.

Sem prioridades claras, muitas vezes ficamos sobrecarregados. Para evitar isso, precisamos decidir sobre nossas principais prioridades e, em seguida, gastar 95% do nosso tempo fazendo apenas essas atividades, dizendo “não” a tudo o mais. Quer ver como isso funciona na prática? Elenque suas cinco prioridades para hoje, em ordem de importância.

2) Defina uma estrutura de trabalho confortável para você

Uma chave importante para a produtividade é criar uma estrutura para você mesmo. Se você está trabalhando em casa, mas sente falta do escritório (ou mesmo do trajeto), pode estar perdendo a estrutura que o local de trabalho costumava oferecer: começo e fim para o dia de trabalho, intervalos para descanso, tempo para socializar.

Sua rotina diária durante a pandemia não está ajudando? Crie uma que funcione! Projete o seu “dia ideal”. Coloque todos os hábitos que você deseja cumprir em sua programação: ler, fazer exercícios, meditar, estudar etc. Algumas dessas tarefas podem ocorrer apenas uma vez por semana, mas também se repetem automaticamente na programação. Por exemplo, todas as segundas-feiras, pesquisar assuntos específicos da sua área de atuação.

Mesmo que o seu trabalho seja menos flexível e uma grande parte do seu dia já esteja comprometida, isso ainda pode ajudar a criar rotinas claras para manhã, tarde e noite. Decidir antecipadamente quando faremos as tarefas de rotina também nos ajuda a estabelecer novos hábitos e encurta nossa lista de atividades a cumprir.

3) Divida bem o seu tempo

Existem aplicativos e sites para organizar listas de tarefas, mas uma boa dica é planejar cada dia no papel todas as manhãs. Isso faz você ver quais são as prioridades para aquele dia específico, além do que já é de praxe.

Quando estiver planejando um determinado dia, comece adicionando reuniões e compromissos à sua programação. Daí, você saberá quanto tempo resta para outros projetos. Em seguida, reserve a agenda para suas tarefas de maior prioridade. Por fim, separe um horário em seu calendário para tipos menores de tarefas. Ou seja, aquelas que levam cerca de 20 minutos cada.

4) Fuja das distrações

Você já acordou preocupado com um projeto inacabado, um e-mail que esqueceu de enviar ou uma reunião que não conseguiu marcar? Itens pendentes drenam nossa energia e, às vezes, interrompem nosso sono. Para que o nosso cérebro fique mais tranquilo, só precisamos dizer a ele quando faremos o que ele está nos lembrando.

Simplesmente construir um plano para lidar com uma tarefa inacabada faz uma enorme diferença em nossa capacidade de foco. Não se trata tanto de saber o que precisa ser feito, mas de decidir quando fazer.

Se não sabemos quando ou como terminaremos as coisas da lista, nossos pensamentos irão vagar de nossa tarefa atual para nossas tarefas não concluídas. Isto é, sem uma estrutura, prioridades definidas e um planejamento, as distrações inevitavelmente assumirão o controle.